تغییر آدرس شرکت
تغییر آدرس شرکت چه زمانی ضرروت پیدا می کند؟ وقتی شرکتی به ثبت می رسد باید در اساسنامه آن، آدرس شرکت به طور دقیق ذکر شود. از مشخصه های بارز این آدرس قرار گرفتن در یک ساختمان اداری است که البته در زمان تاسیس الزامی نمی باشد. بنابراین گاهی لازم است تا آدرس تغییر پیدا کرده و این تغییر باید به طور رسمی در اداره ثبت شرکت ها و اساسنامه درج گردد.
اهمیت آدرس شرکت
متقاضی بعد از ثبت شرکت تا دو ماه فرصت دارد تا یک مکان اداری را به عنوان محل شرکت معرفی کند. از طرفی دیگر در این مدت باید برای تشکیل پرونده مالیاتی و گرفتن کد اقتصادی درخواست بدهد و برای این کار داشتن سند یا اجاره نامه یک آدرس ساختمان اداری ضروری است.
شایان ذکر است آدرسی که ثبت می گردد به عنوان آدرس معتبر و قانونی شرکت شناخته می شود، بنابراین در صورت تغییر باید از طریق ثبت تغییرات شرکت روند لازم طی شده و آگهی آن در روزنامه رسمی چاپ گردد.
هم چنین مرجع ذیصلاح برای تصمیم گیری در مورد تغییر آدرس شرکت، مجمع عمومی فوق العاده است. در صورتی که در اساسنامه این مورد در اختیار هیات مدیره قرار داده شده باشد، از طریق جلسه هیات مدیره نیز امکان تغییر آدرس وجود دارد.
آگهی تغییر آدرس شرکت
برای تغییر آدرس شرکت باید مجمع عمومی فوق العاده تشکیل گردد. در این مجمع شرکا و سهامداران برای تصمیم گیری تغییر آدرس باید حضور داشته باشند و کلیه تصمیمات، در قالب صورتجلسه تنظیم شده به ثبت برسد.
به همین منظور با تصمیم گیری برای تشکیل مجمع عمومی فوق العاده شما باید آگهی دعوت آن را با مضمون تغییر آدرس شرکت به چاپ برسانید. پس از تشکیل مجمع و بررسی های مربوطه باید صورتجلسه آن تنظیم شود. صورتجلسه و تمام اوراق مربوطه را باید همه افراد امضاء کنند و ممهور به مهر شرکت شود.
مدارک لازم برای تغییر آدرس شرکت
برای ثبت آدرس جدید شرکت در سامانه ثبت، مدارک زیر لازم است:
- کپی روزنامه آگهی تاسیس شرکت
- کپی روزنامه آخرین تغییرات شرکت
- کپی مدارک شناسایی اعضای هیات مدیره و سهامداران شرکت
- صورتجلسه تنظیم شده برای مجمع عمومی فوق العاده و یا جلسه هیات مدیره (در صورتی که تفویذ اختیار شده است)
- اگر یک وکیل کار شما را انجام داده و مستندات را تنظیم کرده است اصل وکالتنامه را باید ارائه نمایید.
مراحل تغییر آدرس شرکت
در این بخش تمام مراحل برای ثبت تغییر آدرس شرکت با جزئیات ذکر می شود و شما می توانید با آن ها آشنا شوید.
مرحله اول: در گام اول برای انجام این تغییر، ضروری است تا مجمع عمومی فوق العاده برگزار گردد. برای برگزاری این مجمع باید مطابق با تشریفاتی که در اساسنامه برای آن در نظر گرفته شده است، اقدام گردد.
مرحله دوم: بعد از برگزاری مجمع عمومی فوق العاده صورتجلسه ها و مصوبات آن را باید تنظیم نمایید و بعد از چاپ آن ها کلیه اعضای مجمع تمام صفحات آن را امضانمایند.
مرحله سوم: برای ثبت آدرس جدید باید وارد سامانه ثبت شرکت ها شوید، چرا که این کار به صورت اینترنتی انجام می گیرد. به همین منظور به قسمت تغییرات شرکت مراجعه کرده و مراحل آن با معرفی یک نفر از اعضای شرکت برای تکمیل اطلاعات شروع می شود. باید مراحل مورد نظر تا آخر با ورود اطلاعات خواسته شده تکمیل گردد.
مرحله چهارم: بعد از این که اطلاعات را در سامانه ثبت نمودید، یک کد رهگیری دریافت می نمایید و در آخر باید کلیه مدارک را از طریق باجه های پستی معتبر و مورد تایید اداره ثبت شرکت ها به این اداره ارسال نمایید. در صورتی که مدارک پست نشود، به درخواست شما رسیدگی نمی شود و درخواست شما رد خواهد شد.
مرحله پنجم: بعد از پست کردن مدارک چند روز طول می کشد تا کارشناس اداره ثبت شرکت ها آن ها را بررسی کند و نتیجه آن در سامانه ابلاغ گردد. با وارد کردن کد رهگیری که دارید می توانید وارد سامانه شوید و نتیجه را ببیند. در صورت تایید مدارک برای چاپ در روزنامه رسمی ارسال می گردد.
مرحله ششم: در این مرحله باید اقدامات لازم برای چاپ آگهی در روزنامه رسمی انجام گیرد تا در نهایت بعد از چاپ روزنامه یک نسخه از آن به آدرس پستی اعلام شده ارسال گردد.
مرحله هفتم: آدرس شما به طور کامل تغییر کرده است و شما می توانید از این به بعد در اساسنامه و یا هر جا که لازم است، آدرس جدید را اعلام نمایید.
تغییر آدرس شرکت سهامی خاص
روال تغییر آدرس شرکت در نمونه های سهامی خاص، همانند آن چه توضیح داده شده می باشد و باید مجمع عمومی فوق العاده تشکیل گردد و صورتجلسه مربوط به آن تنظیم گردد.
تنها نکته قابل توجه این است که به همراه تمامی مدارکی که آماده می شود و صورتجلسه به امضای اعضای هیات رئیسه مجمع و هیات مدیره می رسد، باید لیستی جداگانه از کلیه سهامداران با میزان سهام هر یک تهیه شده و امضاء شود. شما باید این لیست را با سایر مدارک از طریق پست ارسال نمایید.
نکات مهم تغییر آدرس شرکت
- زمانی که کد پستی تغییر می کند، در واقع آدرس تغییر کرده است. در شرایطی که نیاز به اصلاح کد پستی داشته باشید باید تمام فرایند تغییر آدرس را که توضیح داده شده است طی نمایید.
- برای شرکت های با مسئولیت محدود، روال کار به صورت معمول می باشد و مانند شرکت با سهامی خاص نیاز به لیست سهامدارن ندارد.
- صورتجلسه تنظیم شده برای تغییر آدرس باید روی سربرگ شرکت و ممهور به مهر شرکت چاپ و ارسال گردد.
- صورتجلسه باید در دو نسخه تنظیم گردد و هر دو باید توسط اعضاء امضاء شوند.
- بعد از این که آدرس تغییر یافت و در روزنامه چاپ شد لازم است یک کپی از این روزنامه را به اداره مالیات برده و تحویل دهید تا اطلاعات شما در سامانه مالیاتی به روز شود. شاید با تغییر آدرس، حوزه مالیاتی شما نیز تغییر نماید.
- علاوه بر اداره مالیات، لازم است که آدرس جدید به اداره تامین اجتماعی نیز اطلاع رسانی شود. تامین اجتماعی جزء اداراتی است که هر ماه برای انجام کاری به آن مراجعه خواهید داشت و معمولا کارشناسان این اداره برای بازرسی نیز به محل جدید شرکت خواهند آمد. در صورتی که آدرس جدید را نداشته باشند، ممکن است شرکت با گزارش کارشناس بیمه مشمول جریمه گردد.
هزینه تغییر آدرس شرکت
برای تغییر آدرس شرکت چه سهامی خاص باشد و چه شرکت مسئولیت محدود، لازم است که صورت جلسه تنظیم و به همراه مدارک دیگر در سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت گردد.
بعد از آن مرحله چاپ در روزنامه رسمی است که روال خاص خود را دارد. در این فرایند هزینه حق الثبت و هزینه آگهی و چاپ روزنامه وجود دارد و به طور کلی هزینه زیادی برای آن صرف نمی شود.
لازم به ذکر است که انجام امور ثبتی و تغییر آدرس شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است و آشنایی با سامانه اداره ثبت شرکت ها ضروری است. بنابراین کسب آگاهی در این زمینه و آشنایی با نحوه انجام آن بسیار اهمیت دارد.
در صورتی که شما با این روال آشنایی ندارید، می توانید از افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرید تا کار ثبت تغییر آدرس شرکت را انجام دهند. در غیر این صورت اگر اشتباهی رخ دهد و درخواست از سمت اداره ثبت شرکت ها رد گردد، هزینه و زمان شما در این فرآیند هدر می رود و باید مجدد این پروسه را طی نمایید.
