ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکت چیست؟ ممکن است هر شرکتی بعد از اینکه در سامانه ثبت شد، دچار تغییرات شود. به عنوان مثال نوع و حیطه فعالیت شرکت تغییر کند یا شرکت از نظر نام، اعضا و اشخاص حقوقی و همچنین آدرس و غیره دچار تغییرات شود. برای ثبت تغییرات شرکت باید اطلاعات جامع و کاملی در این زمینه داشته باشید.

اهمیت ثبت تغییرات شرکت

زمانی که سهامداران یا موسسان شرکت به دنبال به وجود آوردن تغییراتی در شرکت هستند، باید ثبت تغییرات شرکت را نیز انجام دهند. این ثبت به شکل کاملاً قانونی و رسمی در اداره ثبت انجام می شود و به مرحله تایید می رسد. ضمن اینکه در روزنامه رسمی کشور نیز انتشار پیدا می کند.

 واقعیت امر در مورد روال کاری شرکت های مختلف این است که بعد از گذشت مدتی، شرکت ها نیاز به تغییراتی را در حیطه فعالیت، نام، عنوان شرکت و سایر اطلاعات احساس می کنند. در واقع، توسعه و گسترش فعالیت شرکت و افزایش مهارت و تخصص افرادی که جزو اعضای شرکت هستند، ممکن است عامل مهمی در به وجود آوردن تغییرات شرکت باشند.

از طرفی هر کسب و کار پس از ثبت شرکت، موسسه و شرکتی برای اینکه بتواند موقعیت اقتصادی و تجاری خود را در میان سایر شرکت ها و کسب و کارها حفظ کند، باید تغییرات و پیشرفت های قابل توجهی را تجربه کند. البته بعد از گذشت مدتی، ممکن است انحلال شرکت نیز به وقوع بپیوندد. در هر صورت هر نوع تغییر و اقدامی که در زمینه شرکت انجام شود، باید به ثبت قانونی و رسمی برسد.

موارد مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت

برای ثبت تغییرات شرکت، نیاز به تنظیم صورتجلسه دارید. بعد از اینکه درباره تغییرات تصمیم گیری انجام شد، صورتجلسه مربوط به ثبت تغییرات شرکت نیز تنظیم خواهد شد. برای این کار، درخواست تغییرات باید به اداره ثبت ارائه شود.

اگر بخواهید خودتان به شخصه روال کاری مربوط به ثبت تغییرات شرکت را پیش بگیرید، ابتدا باید این نکته را بدانید که ثبت کردن تغییرات در سامانه نیاز به طی کردن مراحل مختلفی دارد. همچنین در طی این ثبت، باید اطلاعات مربوط به سهامداران و افرادی که با شما مشارکت دارند را در سامانه وارد کنید. ضمن اینکه متن صورتجلسه نیز باید به شکل صحیح و درست در سامانه ثبت شود.

 نکته قابل توجه در مورد ثبت تغییرات شرکت این است که هرگونه اشتباه در ثبت اطلاعات شخصی یا مراحل اجرایی ثبت، می‌تواند باعث نقض درخواست فرد متقاضی شود. نکته مهم دیگر در مورد ثبت اطلاعات و تغییرات شرکت این است که چنین ثبتی می تواند به شکل کامل اینترنتی انجام شود. بنابراین نیازی به مراجعه حضوری ندارد.

نحوه انجام ثبت تغییرات شرکت

 برای انجام ثبت تغییرات شرکت به آدرس الکترونیکی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه می کنید و پیگیری های مربوط به تایید ثبت تغییرات را نیز در همین سامانه انجام می دهید. بعد از اینکه ثبت اطلاعات و تغییرات شرکت در سامانه انجام شد، باید رسید پذیرش متن صورتجلسه ای که سامانه به شما ارائه می دهد را در یک پاکت زرد رنگ مخصوص که توسط باجه های پستی به شما تحویل داده می شود، قرار داده و به آدرس اداره ثبت شهر خود بفرست.

زمانی که وارد لینک مربوطه برای ثبت تغییرات شرکت شدید، در قسمت بالا اطلاعات مربوط به استان و شهر را وارد می کنید و آن گاه شناسه ملی شرکت خود را وارد کرده و به مرحله بعد می روید. در ادامه نیز نوع صورتجلسه و همینطور سایر اطلاعات دیگر را ثبت و وارد می کنید. نوع صورتجلسه شما می تواند صورتجلسه هیئت مدیره، مجمع عمومی عادی شرکت یا مجمع عمومی فوق العاده باشد.

 بعد از اینکه اطلاعات شما از سمت سامانه پذیرش نهایی شد،  رسید مبتنی بر پذیرش شما ارائه می شود. این رسید یک کد پیگیری دارد. شما باید از این رسید پذیرش، دو نسخه تهیه کنید. یکی از نسخه ها را باید در یک پاکت پستی زرد رنگ قرار دهید و به همراه دیگر مدارک به اداره ثبت شهرستان خود ارسال کنید.

 پرونده شما زیر نظر کارشناسان اداره ثبت مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد و نتیجه به شما اعلام خواهد شد. در نهایت زمان تقریبی برای ارزیابی و بررسی مدارک و پرونده ارسالی شما معادل ده روز می باشد. معمولا بعد از گذشت ۱۰ روز به شما خبر می دهند که با تغییرات شرکت شما موافقت شده یا خیر. بعد از طی شدن روند بررسی پرونده، شما باید هزینه مربوط به انتشار و چاپ تغییرات در روزنامه رسمی کشور را پرداخت کنید.

برای اینکه تغییرات شرکت را ثبت کنیم، چه مدارکی نیاز داریم؟

 بسیاری از افراد زمانی که تصمیم به ثبت تغییرات شرکت می گیرند، می خواهند بدانند که این ثبت به چه مدارکی نیاز دارد.

 یکی از مواردی که در زمینه ثبت تغییرات شرکت حائز اهمیت است، مدارک مربوط به سهامداران و اعضای شرکت می باشد. این مدارک باید به همراه میزان سهم هریک از اعضا و سهامداران ارائه شود. اوراق شرکت مانند شرکت نامه، اساسنامه و شماره ثنا از مواردی هستند که برای ثبت کردن تغییرات شرکت ضرورت دارند. البته شماره ثنا به تازگی جزء مدارک ثبت تغییرات شرکت شده است. این شماره از مهر سال ۱۴۰۰ جزو این مدارک به حساب می آید.

چقدر زمان برای ثبت تغییرات لازم است؟

  زمان انتظار شما برای ثبت تغییرات شرکت می تواند کاملا متفاوت باشد. در سریع ترین حالت ممکن اگر جلسه یا مجمع هیئت مدیره در همان روزی که اطلاعات شما به اداره ثبت می رسد، برگزار شود، نیاز به یک هفته بررسی و ارزیابی وجود دارد. بعد از اینکه صورتجلسه به شکل پستی به اداره ثبت ارسال شد، نیز مدت زمان بررسی پرونده ممکن است بیش از ۱۰ روز تا ۲۰ روز طول بکشد.

انواع صورتجلسه برای ثبت تغییرات

برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سه نوع مجمع یا صورتجلسه مشخص شده که هر کدام از آن ها با ویژگی های خاصی از دیگری تفکیک می شوند. در واقع شناخت این نوع مجامع و صورتجلسه ها به شما کمک می‌کنند تا صورتجلسه متناسب با نوع تغییرات شرکت خود را انتخاب کنید.

مجمع عمومی عادی شرکت

 مجمع عمومی عادی شرکت با حضور الزامی تمام مدیران و سهامداران شرکت برای ثبت تغییرات شرکت اجرا می شود. بنابراین این نوع مجامع برای گرفتن تصمیمات مهم و تبادل نظر مورد توجه می باشند.

اگر به دنبال موضوعاتی نظیر سیاست های کلی، اهداف و فرصت های خاص شرکت هستید، همچنین می خواهید امور داخلی شرکت را سامان‌دهی کنید، باید مجمع عمومی عادی شرکت را به عنوان صورتجلسه انتخاب نمایید. مجامع عمومی شرکت قبل از ماه پنجم هر سال مالی برگزار شده و تصمیمات اخذ شده و نتایج به دست آمده در آن به اداره ثبت منتقل می شود.

مواردی که در مجمع عمومی عادی شرکت مورد بحث، تصمیم‌گیری و تبادل نظر قرار می‌گیرند، شامل موارد زیر می باشند:

• شما تصمیم دارید اهداف راهبردی، خط مشی و یا سیاست کلی شرکت را برای سال مالی جدید تعیین کنید.
• شما قصد دارید تغییراتی در عزل یا همکاری با شرکای جدید به وجود آورید. همچنین تغییراتی در زمینه اعضای هیئت مدیره و تعریف سمت های شرکت انجام دهید.
• تغییرات مربوط به بازرس علی البدل یا بازرس عادی و گرفتن تصمیم در مورد مسئولیت و وظایف آن ها در سال مالی جدید
• بررسی ترازنامه ها و همینطور کسب اطلاع از وضعیت سود و زیان شرکت
• تقسیم کردن درآمد و سود حاصل شده بین مجموعه اعضا و سهامداران شرکت
• تصمیم گیری های مربوط به روزنامه کثیرالانتشاری که مجموعه نتایج یا تغییرات شرکت در آن منتشر می‌شوند.

مجمع عمومی فوق العاده برای ثبت تغییرات شرکت

 مجمع عمومی فوق العاده شرکت از دیگر مجامعی هستند که برای انجام تصمیم گیری و تبادل نظر در مورد ثبت تغییرات شرکت تشکیل می شوند. در این مجامع، نیز حدود یک دوم سهامداران و اعضای اصلی شرکت باید حضور داشته باشند. در مجمع عمومی فوق العاده شرکت مباحثی همچون انحلال شرکت، تغییرات به وجود آمده در اساسنامه و همینطور بررسی کاهش یا افزایش سود و درآمد شرکت مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرند.

همچنین تصمیم گیری های لازم در این زمینه انجام می شود. نکته قابل توجه در مورد مجامع فوق‌العاده شرکت این است که این صورتجلسه ها و مجامع در صورتی وجه رسمی و قانونی دارند که حداقل دو سوم افرادی که در این مجمع شرکت کرده‌اند، به آن رای موافق یا مثبت بدهند.

 در مجمع عمومی فوق العاده شرکت نیز موارد خاصی مورد تصمیم گیری، بررسی و ارزیابی قرار می گیرند:

• تصمیم گیری مربوط به اعضای شرکت از جمله افزودن عضو جدید به شرکای شرکت
• تغییرات شرکت در زمینه اساسنامه
• تغییراتی در رابطه با آدرس شرکت، موضوع و فعالیت شرکت یا تغییر نام شرکت
• تصمیم گیری های مهم در مورد مسائل مهم مثل انحلال شرکت
• تصمیم گیری در مورد وضعیت کاهش یا افزایش سود و درآمد و چگونگی افزایش یا کاهش درآمد
• تغییرات مربوط به بازرسی، مدیر عامل و همچنین تصمیم در مورد تمدید مدت خدمت آن ها
• تصمیمات مهم در مورد صادر کردن اوراق قرضه شرکت
• تغییرات سهام ممتازه

مجمع هیئت مدیره برای ثبت تغییرات شرکت

مجامع و صورتجلسه هیئت مدیره شرکت از دیگر مجامعی هستند که برای صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت مورد توجه قرار می‌گیرند. در این نوع مجامع، تصمیم گیری های مهم توسط هیئت مدیره شرکت گرفته می شود. این تصمیمات بین سمت های مختلف و اشخاص حقوقی شرکت انجام می شود.

مدیرعامل، معاون و رئیس از جمله افرادی هستند که در این نوع مجامع شرکت می کنند. عزل و انتخاب رئیس هیئت مدیره در این نوع مجامع انجام می شود. فردی که به عنوان رئیس هیئت مدیره انتخاب می شود، می تواند حداقل تا دو سال به عنوان رئیس هیئت مدیره فعالیت کند. البته اگر اعضای هیئت مدیره در انتخاب رئیس هیئت مدیره توافق نظر داشته باشند، ریاست برای رئیس هیئت مدیره به شکل نامحدود خواهد بود.

 مجمع هیئت مدیره شرکت ها نیز در مورد موارد و موضوعات مختلفی تصمیم گیری می کند.

• انتخاب مدیران داخلی در این نام صورتجلسه انجام می شود
• اخذ تصمیمات مهم در رابطه با انواع قراردادها و معاملات تجاری شرکت از دیگر مباحثی است که در جلسات مجمع هیئت مدیره شرکت ها انجام می گیرد.
• گرفتن تصمیمات مهم در مورد مسائل و مباحثی همچون بدهی یا درآمد شرکت نیز می تواند در مجمع هیئت مدیره شرکت ها مورد بررسی و ارزیابی قرار بگیرد.

مدارک مورد نیاز برای برگزاری صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت

 برای اینکه صورتجلسه مربوط به ثبت تغییرات شرکت به خوبی انجام شود، باید مدارک مورد نیاز آن را داشته باشید.

• مدارک هویتی مثل کارت ملی و شناسنامه تمام اعضای هیئت مدیره شرکت و سهامداران شرکت الزامی است. این مدارک هویتی باید به شکل کپی شده ارائه شوند.
• شریک یا شرکای جدید شرکت نیز موظف به ارائه کپی از مدارک هویتی یعنی شناسنامه و کارت ملی هستند.
• شریک یا شرکایی که قصد قطع همکاری با شرکت را دارند، نیز موظف به ارائه کپی از مدارک هویتی یعنی کارت ملی و شناسنامه می باشند. اطلاعات و مشخصات مربوط به شرکت ها و همچنین توضیح در مورد هر کدام از آن ها از دیگر مواردی هستند که باید به عنوان مدارک ارائه شوند. برای شرکت هایی با مسئولیت محدود نیز، ارائه شرکت نامه الزامی می باشد.
• روزنامه رسمی کثیرالانتشار همواره آخرین تغییرات شرکت را منتشر می کند. بنابراین شما در زمان ثبت تغییرات شرکت باید کپی روزنامه رسمی مربوط به آخرین تغییرات شرکت را نیز ارائه دهید.

نکات مهم در مورد صورتجلسه

 نکته قابل توجه در مورد ثبت تغییرات شرکت این است که اگر شما قصد دارید شرکت را منحل کنید، باید به شکل حضوری به اداره ثبت مراجعه داشته باشید. همچنین یکی از مدیران یا شرکای شرکت نیز باید به عنوان مدیر تسویه همراه شما در اداره ثبت باشد.

 اگر صورت جلسه ای که برای ثبت تغییرات شرکت نیاز دارید، به خوبی تنظیم شده و به امضا رسیده اما وارد سامانه نشده است، در روزنامه رسمی نیز آگهی نشده و در نتیجه از سمت سازمان ها، بانک ها و غیره قابل پذیرش نخواهد بود. اگر در طی یک صورتجلسه، اعضای هیئت مدیره شرکت تغییر کرده باشند اما این تغییر در میان تغییرات شرکت ثبت نشده باشد، گروه قبلی همچنان باید ثبت تغییرات شرکت را ادامه دهند.

با طی کردن مراحل مختلف ثبت تغییرات شرکت می توانید فعالیت شرکت خود را به شکل قانونی انجام دهید و مشارکت های مختلف داشته باشید.